Auction Project Assistant - Sant Cugat del Vallès (Barcelona) - Spain (m/f/d)

Permanent employee, Full-time · Spain

This is us

Surplex, part of TBAuctions, is a leading company in the field of online auctions and industrial machinery, operating in multiple European countries.

At Surplex, you will find a work environment built on respect, sustainability, and diversity – the foundation for innovation and success. Our company culture fosters teamwork and professionalism in everything we do.

As a team member, you will take on exciting tasks and contribute to the smooth execution of our internal processes. Your efforts will directly support Surplex’s continued success as a professional online auction platform and help create an efficient and future-oriented workplace.

Join Surplex and bring your ideas into an international, dynamic environment that promotes continuous growth and personal development. Grow with us and actively shape the future!

Your tasks will include

Serve as the primary contact for sellers via phone, email, and internal platforms.
Plan and coordinate auction events, including KYC verification, viewing days, delivery days, and the post-sale process.
Manage auction-related documentation and ensure accuracy in lots with reserve prices, proceeds, and payment status.
Collaborate closely with Site Managers, Project Managers, Sales, Customer Service, and Accounting.
Provide administrative support such as data uploads, translation (German/English), travel booking, and internal coordination.
Assist with claim management, settlement applications, and logistical tasks on delivery days.
Identify process improvements and proactively support clients and colleagues in solving operational issues.

That’s what we are expecting of you

Relevant work experience as a Merchant or Sales Assistant in combination with vocational education OR
Bachelor's degree in Supply Chain, Commerce, Retail, Business Administration, or a related field.
Fluency in English, both spoken and written; additional European language skills are a plus.
Knowledge in accounting and administration
Strong communication skills, both verbal and written.
Excellent planning and organizational abilities.
Experience in process optimization and use of IT systems.
Strategic mindset with the ability to plan ahead and anticipate trends.
A customer satisfaction-oriented approach with a proactive attitude.

What will happen next

As soon as we receive your application, it will be carefully reviewed by a team consisting of the responsible recruiter and the relevant specialist to assess its alignment with our requirements.

If we reach a positive conclusion regarding your application, we will invite you to an initial video interview as the next step. This will be followed by an in-person meeting at our office in Sant Cugat, near Barcelona.

Does this sound interesting to you?

Yes?! Then we should get to know each other. Apply now, including your salary expectations and your earliest possible availability. Your contact person is Alexander Chalal.

Do you have a question about this position? Use our WhatsApp chat with the HR department to send us your inquiry! You can reach us on weekdays between 10 AM and 5 PM via WhatsApp at +49 211 97532859, and we will do our best to respond as quickly as possible.

Would you like to get a first impression of Surplex as an employer? Follow us on Instagram (@surplexcareer)!

At Surplex, everyone is welcome: We stand for diversity, inclusion, and equal opportunities in hiring because that’s how opportunities are created—for us and for you. We embrace diversity and are committed to fostering an inclusive culture and a sense of belonging in the workplace.

We look forward to receiving your application!

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About us

Surplex has been one of Europe's leading industrial auction houses for over 25 years and trades in used machinery and industrial equipment worldwide. Our dedicated team of over 200 employees works both at our headquarters in Düsseldorf and in our 15 branches across Europe. Since August 2024, we have been part of TBAuctions, the leading European multi-brand platform for digital B2B auctions of used goods, employing over 1,200 people. Within this structure, we manage the continental division and bring our expertise to the international market.

At Surplex, we combine the advantages of modern online trading with traditional customer service. We guide our customers through every stage of the buying and selling process, offering customized solutions and ensuring the highest level of customer satisfaction. Become part of our team and shape the future of the used machinery trade with us!

This is us

En Surplex combinamos las ventajas del moderno comercio online con un servicio al cliente tradicional. Guiamos a nuestros clientes en cada paso del proceso de compra-venta, ofreciendo soluciones a medida y asegurando el máximo nivel de satisfacción para nuestros clientes.

¡Sé parte de nuestro equipo y dale forma al futuro de la maquinaria de ocasión con nosotros!

This is what you can expect

Como especialista en soporte de subastas en operaciones y contabilidad, desempeñará un papel vital en el apoyo a los vendedores, y gestores de proyectos y durante todo el proceso de subasta. Será el principal punto de contacto para los clientes, proporcionando una comunicación clara, resolviendo problemas y asegurando la coordinación exitosa de todos los pasos previos y posteriores a las subastas. Este rol combina tareas administrativas, operativas y de servicio al cliente en un entorno dinámico y de ritmo rápido.

Your tasks

Servir como contacto principal para los vendedores por teléfono, correo electrónico y plataformas internas.
Planificar y coordinar los eventos de subasta, incluida la verificación KYC, los días de inspección, los días de entrega y el proceso posterior a la venta.
Gestione la documentación relacionada con la subasta y garantice la precisión de los lotes con los precios de reserva, los ingresos y el estado de pago.
Colabore estrechamente con los gerentes de sitio, los gerentes de proyectos, las ventas, el servicio al cliente y la contabilidad.
Proporcionar apoyo administrativo, como subida de datos, traducción (alemán/inglés), reserva de viajes y coordinación interna.
Ayudar con la gestión de reclamaciones, las solicitudes de liquidación y las tareas logísticas en los días de entrega.
Identifique las mejoras en los procesos y apoye de forma proactiva a los clientes y compañeros en la resolución de problemas operativos.

These are our requirements

Experiencia laboral relevante en un entorno de ventas / comecial o asistente de ventas en combinación con educación vocacional O
Un grado técnico (MBO) o de licenciatura (HBO) en Logística, Cadenas de Suministro, Area Comercial, Venta Minorista, Administración de Empresas o un campo relacionado.
Conocimientos en contabilidad y administración.
Fluidez en Inglés, tanto hablado como escrito; se valorará el conocimiento adicional de otro idioma europeo.
Fuertes habilidades de comunicación, tanto verbales como escritas.
Excelentes habilidades de planificación y organización.
Experiencia en optimización de procesos y uso de sistemas informáticos.
Mentalidad estratégica con la capacidad de planificar con anticipación.
Un enfoque orientado a la satisfacción del cliente con una actitud proactiva.

What will happen next

En cuanto recibamos su solicitud, será revisada cuidadosamente por un equipo compuesto por el reclutador responsable y el especialista correspondiente para evaluar su adecuación a nuestros requisitos.

Si llegamos a una conclusión positiva respecto a su solicitud, le invitaremos a una primera entrevista por videollamada como siguiente paso.

Después, se realizará una entrevista presencial en nuestras oficinas en Sant Cugat, cerca de Barcelona.

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¿Quiénes somos?

Surplex ha sido líder como plataforma de subastas industriales durante 25 años y vendemos maquinaria y equipos de ocasión en todo el mundo. Nuestro equipo de 200 personas está localizado en nuestra central de Düsseldorf y en nuestras 15 filiales en toda Europa. Desde agosto de 2024, somos parte de TBAuctions, la plataforma multimarca líder en Europa en subastas B2B de equipos de ocasión, empleando a 1200 personas. Dentro de esta estructura, gestionamos la división continental con nuestra experiencia en el mercado internacional.
En Surplex combinamos las ventajas del moderno comercio online con un servicio al cliente tradicional. Guiamos a nuestros clientes en cada paso del proceso de compra-venta, ofreciendo soluciones a medida y asegurando el máximo nivel de satisfacción para nuestros clientes.
¡Sé parte de nuestro equipo y dale forma al futuro de la maquinaria de ocasión con nosotros!

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